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ORDEN DE 8 DE ENERO DE 2004, DEL CONSEJERO DE JUSTICIA, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL, POR LA QUE SE REGULAN LOS FICHEROS AUTOMATIZADOS CON DATOS DE CARÁCTER PERSONAL GESTIONADOS POR EL DEPARTAMENTO DE JUSTICIA, EMPLEO Y SEGURIDAD SOCIAL Y EL ORGANISMO AUTÓNOMO ADSCRITO AL MISMO (BOPV DE 11 DE MARZO)


 
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Mediante Orden de 21 de noviembre de 1994, del Consejero de Justicia (BOPV n.º 236, de 14 de diciembre), se regularon los ficheros automatizados con datos de carácter personal existentes en el Departamento de Justicia.

Posteriormente, la asunción de nuevas áreas de actuación por parte del Departamento derivó en la necesidad de ampliar y regular los ficheros automatizados con datos de carácter personal dictándose la Orden de 14 de noviembre de 1996, del Consejero de Justicia, Economía, Trabajo y Seguridad Social (BOPV n.º 233 de 3 de diciembre).

Las citadas disposiciones fueron dictadas al amparo de la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal, norma que ha sido derogada por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de carácter personal.

El artículo 20.1 de esta Ley dispone que la creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrán hacerse por medio de disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o Diario Oficial correspondiente.

Por su parte, la disposición adicional primera de esta Ley establece la obligación, para las administraciones públicas responsables de ficheros de titularidad pública, de adaptar las disposiciones de regulación de ficheros preexistentes a la citada Ley Orgánica.

Además, esta necesidad de adaptación viene dada por las sucesivas reordenaciones de la estructura departamental de la Administración de la Comunidad Autónoma de Euskadi y por las distintas asignaciones competenciales entre los Departamentos de la misma.

En este sentido, a través del Decreto 1/1999, de 4 de enero, del Lehendakari, de creación, supresión y modificación de los Departamentos de la Administración de la Comunidad Autónoma del País Vasco y de determinación de funciones y áreas de actuación de los mismos, las competencias de este Departamento en materia de planificación económica, estudios y métodos económicos, y estadística, fueron asumidas por el Departamento de Hacienda y Administración Pública. Asimismo, por medio de este Decreto el organismo autónomo administrativo Instituto Vasco de Estadística fue adscrito al Departamento de Hacienda y Administración Pública.

Por su parte, a través del Decreto 7/2001, de 16 de julio, del Lehendakari, de creación, supresión y modificación de los Departamentos y determinación de funciones y áreas de actuación de los mismos, en su redacción dada por el Decreto 19/2001, de modificación del anterior, las competencias de este Departamento en materia drogodependencias, inmigración, voluntariado, bienestar y servicios sociales fueron asumidas por el Departamento de Vivienda y Asuntos Sociales.

En consecuencia, habiendo surgido la necesidad de incorporar nuevos ficheros automatizados con datos de carácter personal, adecuar algunos de los ficheros existentes y eliminar los ficheros inoperativos, procede, en aras a la claridad y seguridad jurídica de los ciudadanos, aunarlos todos en la presente disposición adecuando su contenido a lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre. En su virtud, dispongo:


Artículo 1.  Objeto.—1.  La presente Orden tiene por objeto regular los ficheros automatizados con datos de carácter personal gestionados por el Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social y el organismo autónomo adscrito al mismo, Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laboral-OSALAN, que son los que se relacionan en sus Anexos I y II.

2.  De conformidad con el artículo 20.2 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, las finalidades de los ficheros y los usos previstos para los mismos, las personas o colectivos sobre los que se pretenda obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos, los procedimientos de recogida de los mismos, las estructuras básicas de los ficheros y la descripción de los tipos de datos, las cesiones de datos previstas, los órganos de la Administración responsables de los ficheros, los servicios o unidades ante los que podrán ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, y las medidas de seguridad con indicación del nivel básico, medio o alto exigible serán, en concreto, y para cada uno de los ficheros, los que se indican en los anexos I y II a la presente Orden en relación con los mismos.


Artículo 2.  Creación, modificación y supresión de ficheros.—Se crean, modifican y suprimen los ficheros automatizados con datos de carácter personal que se relacionan respectivamente en los anexos I, II y III de la presente Orden, en los términos y condiciones fijados en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de datos de carácter personal.


Artículo 3.  Medidas de seguridad y gestión.—Los titulares de los órganos responsables de cada fichero adoptarán las medidas necesarias que garanticen el uso de dichos ficheros para las finalidades para las que fueron creados y la seguridad de los datos de carácter personal, y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, así como las conducentes a hacer efectivas las garantías, obligaciones y derechos reconocidos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y sus normas de desarrollo.


Artículo 4.  Cesiones de datos.—1.  Sin perjuicio de las cesiones de datos que, en relación con cada fichero, se prevén en los anexos I y II a la presente Orden, los datos incluidos en los mismos podrán ser cedidos, en el ámbito del Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social y su Organismo Autónomo, para el cumplimiento de las funciones que les encomienda el ordenamiento jurídico y versen sobre competencias y materias similares.

2.  Asimismo, podrán ser cedidos a los órganos y servicios de estadística de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma de Euskadi y de otras Administraciones Públicas, al amparo de lo dispuesto en la Ley 4/1986, de 23 de abril, de Estadística de la Comunidad Autónoma de Euskadi y en la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública.


Artículo 5.  Prestación de servicios de tratamiento de datos.—Quienes, por cuenta del Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social y su Organismo Autónomo presten servicios de tratamiento de datos de carácter personal realizarán las funciones encomendadas conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento y así se hará constar en el contrato que a tal fin se realice, no pudiendo aplicarlos o utilizarlos con fin distinto, ni comunicarlos, ni siquiera para su conservación, a otras personas, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre.


Artículo 6.  Ejercicio de los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación.—Los afectados por los ficheros automatizados podrán ejercitar su derecho de oposición, acceso, rectificación y cancelación de datos, cuando proceda, ante la Unidad o Servicio que para cada fichero automatizado se determina en los anexos I y II de la presente Orden.


DISPOSICIÓN DEROGATORIA


Derogación normativa.—Quedan derogadas la Orden de 21 de noviembre de 1994, del Consejero de Justicia, por la que se regulan los ficheros automatizados con datos de carácter personal existentes en el Departamento de Justicia, y la Orden de 14 de noviembre de 1996, del Consejero de Justicia, Economía, Trabajo y Seguridad Social, por la que se regulan los ficheros automatizados con datos de carácter personal gestionados por el Departamento de Justicia, Economía, Trabajo y Seguridad Social de la Administración General de la Comunidad Autónoma del País Vasco y los Organismos Autónomos adscritos al mismo, así como cualquier otra disposición de igual o inferior rango que se oponga al contenido de esta Orden.


DISPOSICIONES FINALES



Disposición final primera.  Inscripción, modificación y cancelación de los ficheros en el Registro General de Protección de Datos.—La Dirección de Servicios del Departamento de Justicia, Empleo y Seguridad Social dará traslado a la Agencia de Protección de Datos, a través del modelo normalizado elaborado al efecto, de una copia de la presente disposición para que proceda a la inscripción en el Registro General de Protección de Datos de los ficheros automatizados con datos de carácter personal de nueva creación, así como a la modificación o, en su caso, cancelación de la inscripción de los ya creados.


Disposición final segunda.  Entrada en vigor.—La presente Orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial del País Vasco.



ANEXOS


Nota
 
 
Aranzadi Insignis
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